Organizar a empresa: essa parece ser uma questão importante e em muitos casos a solução para grande parte dos problemas de um negócio, não é mesmo? Sim, é verdade. Porém, é fundamental entender por onde começar para começar a organizar um negócio.Para isso precisamos investigar o que significa organizar.Organizar é uma palavra muito antiga que vem do latim medieval ORGANIZARE, de ORGANUM, “instrumento musical, implemento, órgão do corpo”. Literalmente, “aquele ou aquilo que funciona”. É uma palavra que está relacionada a outro termo do latim: ERGON, que significa “trabalho”.Assim, organizar a empresa, falando de uma maneira prática, significa trabalhar naquilo que é necessário para fazer funcionar um organismo. E nós sabemos que para que um organismo funcione de forma saudável, é preciso que cada órgão do corpo esteja exercendo sua função de forma equilibrada e adequada. Em síntese, organizar a empresa é o mesmo que dizer não deixar “travar” o sistema.Todo gestor, seja de um negócio pequeno, ou de grande proporções deve entender que saber desempenhar este trabalho de organização é uma grande missão enquanto empresário.E, nesse processo, descobre que organizar a empresa de forma inicial é apenas uma parte do caminho. Saber como mantê-la continuamente organizada e funcional é a grande chave da questão e o objetivo que todo administrador precisa alcançar em seu trabalho enquanto gestor.
Organizar a empresa – Organizar a Organização
Para que possamos organizar qualquer coisa, é necessário sistematizar, dividir.Por exemplo, eu, Júlio, sempre trabalho com a seguinte mentalidade junto aos projetos de consultoria que atendemos na Unne: todo problema tem solução. E se um problema for muito grande e complexo? Aí nós precisamos dividir o problema em partes menores e vamos paulatinamente resolvendo a situação em cada parte. Simples assim.Assim, é necessário em primeiro lugar organizar a própria visão que temos da estrutura de uma empresa. Para que possamos facilitar a compreensão é importante entendermos que todo organismo, em nosso caso, as empresas, funcionam através de estruturas de apoio, que são as chamadas ÁREAS dentro da corporação.Desta maneira, cada ÁREA é formada por um conjunto de FUNÇÕES. E Cada função possui uma lista de ATIVIDADES que lhes são próprias e que desta forma, mantêm a vida, ou, o funcionamento da empresa. Toda empresa tem diversas áreas, mesmo que seja um profissional liberal, que tem um negócio próprio constituído e exercido por somente uma só pessoa. Dependendo do grau de complexidade, a empresa pode ter muitas áreas.De todo modo, de acordo à metodologia que adotamos na Unne e através do estudo e experiência da nossa prática, garanto a você que toda empresa tem, no mínimo, três grandes áreas: A Área Comercial, A Área Financeira e a Área de Produção.De maneira breve, vamos falar um pouco sobre cada uma delas.
ÁREA COMERCIAL
A área comercial da empresa é responsável pela conquista de novos clientes. Compreende os profissionais, funções e tarefas relacionadas à aquisição de novos projetos, negócios ou vendas, que por conseguinte são responsáveis pela entrada de recursos financeiros na empresa. Os principais erros ou desafios que se encontram nesta área são:
Falta de registro em relação aos contatos realizados;
Não anotou os contatos que precisava fazer (follow up)
Descontos sem autorização
Inflexibilidade de preço em situações que poderiam haver alterações
Argumentações equivocadas
ÁREA FINANCEIRA
A área financeira é responsável por gerenciar os recursos financeiros. Nenhuma empresa consegue se manter se não desenvolve uma estrutura ou organização capaz de gerir, prever e administrar o uso que se faz dos recursos “obtidos” através de um processo comercial.Os principais erros ou desafios que se encontram nesta área são:
Não registrar os valores que entram e saem
Iniciar a semana sem uma previsão de receitas e despesas
Não analisar mensalmente o relatório de receitas e despesas
ÁREA DE PRODUÇÃO
E a área de produção é responsável por entregar o que o cliente comprou. É a mão na massa. É a área que se relaciona com o core da empresa, aquilo que a empresa faz em seu negócio próprio, seja lá o que for.Os principais erros ou desafios que se encontram nesta área são:
Não registrar as demandas adequadamente
Registrar as demandas, mas não anotar as datas de retorno
Não ter relatórios de produção
Não fazer avaliação da qualidade
Não otimizar/automatizar processos
Assim, recomendamos que você faça esse exercício com seu negócio. Ao enxergar a empresa é importante identificar em primeiro lugar qual área está trazendo mais “dores de cabeça” no momento. Encontrando a área, é necessário saber qual função está deixando a desejar.Em muitos casos, uma boa conversa com a pessoa responsável pela função, ou uma investigação da sua rotina de trabalho já resolve a situação.Em outros casos, somente o fato de fazermos essa organização mental, dividindo a empresa em áreas, funções e tarefas já dão conta do problema, pois muitas vezes o problema reside em enxergar o processo com mais clareza.É um trabalho exigente, mas garanto a você: profundamente recompensador!
